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Cet article est un extrait de Soft Skills Magazine, téléchargeable gratuitement ici.

Comment s'organiser en tant qu'entrepreneur pour atteindre des objectifs ambitieux ?

Endosser le rôle d’un entrepreneur n’est pas forcément une mince affaire, et les challenges à relever peuvent être de véritables pierres d’achoppement si on ne met pas en place des systèmes organisationnels pour être à la fois productifs et efficaces.
L’expérience vécue de ce jeune entrepreneur qu’est Ling-En-Hsia est très inspirante pour tout un chacun.
Il a mis en place plusieurs outils qui l’aident à tendre vers la perfection dans son organisation au quotidien.
En l’occurrence, la notion de « soft skills » trouve avec lui toute sa dimension car  « Plus un entrepreneur est avancé techniquement, plus on va travailler son Mindset »
Comment concrètement s’articule sa journée?
La réponse réside dans une méthodologie créée par Brian P. Meran qui se nomme « 12 week a year », et qui consiste à découper ses objectifs annuels non plus en 12 mois, mais  en 12 semaines, c’est-à-dire se fixer 1 à 3 objectifs sur 12 semaines.
Cette méthode donne une dynamique motivante, sans toutefois générer du stress, car le focus est mis sur cette période afin d’éviter par exemple la procrastination, « maladie » très  courante  pour la majorité des entrepreneurs livrés à eux-mêmes.
Cette méthode appliquée par Ling-En-Hsia démontre donc qu’il est crucial d’adopter une stratégie avec un découpage de ses objectifs en sous-objectifs, afin d’avancer pas à pas.
En complément à cette méthode, il utilise un autre outil d’organisation qui lui permet de mettre en place ce découpage au quotidien, à la semaine, au mois.
Cet outil : le « self journal » mis au point par la société Best Self, permet d’écrire ses sous objectifs au quotidien, pour avancer de façon efficace et efficiente.
Son utilisation du carnet « self journal » se déroule ainsi:
- Ce carnet est prévu pour 3 mois: donc 12 semaines.
Une fois ce carnet terminé, il passe à un autre.
- Se fixer 3 objectifs sur ces 12 semaines, au moins un objectif personnel, et un objectif professionnel, selon ses désirs pour l’année en cours.
- L’objectif principal étant défini, il réfléchit en quoi c’est important .
- Enfin, il découpe chaque objectif en 3 sous-objectifs, qui, une fois atteints, réalisent l’objectif final désiré.
- Ces 3 sous-objectifs peuvent eux aussi être découpés pour rendre le processus plus accessible, plus facile, plus S.M.A.R.T. ( Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réalisable et Temporel)
« Il est important de ne pas compter uniquement sur sa volonté, mais de trouver une structure »
Dans son planning, il a donc prévu une réunion journalière avec son équipe pour faire un bilan, créer du lien, et répondre aux diverses questions en suspens.
Pour lui, la journée commence la veille, à l’heure où l’on se couche : la qualité de son sommeil aura un impact évident sur la qualité de l’énergie engagée dans sa journée de travail.
Le mot d’ordre de cette structure est donc :
« Régularité, discipline et stratégie »
Mais comment concrètement traduire son objectif de chiffres en actions ?
Cela demande une souplesse dans son objectif chiffré à l’année, car l’entrepreneur ne sera pas capable de prédire de façon exacte quel sera son chiffre d’affaires, et il ne refusera pas non plus des opportunités; 
 L’idée est donc d’être intentionnel et flexible 
« Le but d’un objectif n’est pas d’être totalement atteint mais de nous tirer vers le haut »
Tendre vers un objectif veut dire le rendre plus tangible en le chiffrant, c’est un principe de base en économie.
On peut tout chiffrer, même son niveau de bonheur.
Il faut, cependant, être attentif à se fixer des objectifs d’actions et non pas de résultats, d’où l’importance du Mindset : c’est-à-dire se donner un niveau d’ambition suffisant pour entreprendre des actions concrètes quotidiennement , aller toujours plus haut dans un processus vertueux, et anticiper, programmer afin de donner une direction à la hauteur de ses ambitions.
En terme d’ambition, on aura une exigence  personnelle mais aussi pour son équipe.
Ling-En-Hsia précise que le but principal ne sera pas tant de chiffrer son objectif que de devenir la personne qu’on souhaite devenir et construire  une équipe qui réponde à ses aspirations personnelles, en mettant en place des habitudes de travail ensembles.
Les objectifs chiffrés et les actions mises en place quotidiennement pour les atteindre permettent une croissance exponentielle.
Car l’idée, pour un entrepreneur à succès, est d’atteindre son plein potentiel, et une progression linéaire n’est pas envisageable. Il est donc nécessaire de progresser de façon exponentielle pour atteindre ses buts .
Cette ambition aide à se défaire de ses croyances limitantes.
GRILLE DES ELEMENTS IMPORTANTS  DANS SON ORGANISATION SELON LING-EN-HSIA
-Il n’existe que 3 catégories de tâches:
          *Les tâches qui vont pomper son énergie : il est important donc de les identifier
           *Les tâches qui vont générer de l’énergie
           *Les tâches qui n’apporteront rien, et ne retireront rien, de façon égale.
Une prise de conscience de ce qui  donne de l’énergie aussi bien que de ce qui  absorbe cette énergie va conduire à mettre le focus sur les activités génératrices d’énergie
-L’entrepreneur n’excellera pas dans toutes les tâches, et il n’aimera pas tout faire non plus: il faudra donc savoir laisser celles-ci de côté, déléguer.
-Mais l’élément clé sera de parvenir à se détacher des tâches dans lesquelles on est bons et qu’on aime , mais qui ne sont pas dans sa zone de génie.
Dans ce cas, la logique voudrait qu’on continue à faire           ces choses pour lesquelles on est compétents, mais cela s’avère être une erreur.
-Ce qui sera intéressant de faire,  ce sera de rechercher le niveau supérieur, c’est-à-dire identifier ces tâches où on est quasiment indispensables, dans lesquelles on ne pourra pas être remplacé.
Selon la Loi de Paretto, 20% de nos tâches vont rapporter 8¨% de résultats : ici il faudra trouver les 20% de ces 20% qui rapporteront 70% des résultats.
Dans la réalité, on veut tout faire, mais si intentionnellement on ne parvient pas à se détacher de cette frénésie d’actions à tout va, , on n’atteindra pas ces objectifs tant désirés. 
 « Soyez ambitieux et exigeants , mais soyez aussi miséricordieux envers vous-mêmes, pardonnez-vous »

Ling-en Hsia

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Ling-En-Hsia est business coach, consultant, blogueur, auteur du livre « le guide du blogueur » aux Editions Eyrolles.
Sa carrière de web-marketeur est venue de la nécessité familiale de développer une activité de chez lui.
Après un Master en économie, il s’improvise blogueur, jusqu’à devenir expert dans cette discipline.
Aujourd’hui  formateur et entrepreneur sur le web, il est le créateur du « sommet virtuel des solopreneurs ».
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